OA辦公軟件的使用率可以作為提升辦公效率的方式之一，良好的辦公效率是實現OA目標和作用的必要保障，OA辦公軟件的根本目標是提升中小企業內部協同的效率，OA是企業信息化和數字化轉型升級不可缺少的部分，降低企業的經營管理成本。
1、OA功能與需求的保障
一些企業用戶在OA需求和規劃時，往往只有一個淺顯的概念，對于應用OA辦公軟件要到達什么樣的目標效果，以及如何規劃沒有具體的落實，這些將會影響到OA辦公軟件的作用和實用性，進而會影響工作使用時的效果。
若是OA系統沒有結合公司自身的實際需要，導致OA的模塊應用始終停留在表面，在后續OA系統在使用中發揮“可有可無”作用。
2、OA軟件產品的保障
OA辦公軟件在功能需求上要結合企業自身的實際需求， 模塊功能使用簡單、便捷，從而讓員工更容易熟悉和接受，有利于提升工作效率。中小企業OA需求的多樣性，良好的擴展性、容易維護是產品技術層面上的保障，反之服務代價高無法通過其他方式彌補，避讓影響軟件的正常使用和推廣。
3、OA與企業管理制度相結合的保障
很多中小企業缺乏相應的制度保障，也是導致造成OA辦公軟件使用率低下的重要原因之一，OA辦公軟件作為管理軟件必須和企業日常的管理制度緊密結合。不同部門的需求和出發點也不同，會有各種問題和不同意見，因此制度保障和執行力到位尤為關鍵，需要做到以下幾點：
（1）OA軟件和企業日常管理的結合
如：企業內部的財務管理制度（報銷、款項支付等），人事管理制度（入職、離職等）、考勤管理制度（遲到、早退等）等，都可以在OA中落實，真正做到OA與企業管理的緊密結合，構建高效協同協作的管理平臺。
（2）建立OA內部的運行管理制度
OA辦公軟件在企業內部使用初期， 必然后遇到各種人為的阻力和困難，為了保證后續在OA系統的高效使用，企業需要有相關的制度作為保證。
（3）OA內部推廣過程中的執行力到位
在具體的使用中，可能會出現各種不同的反對意見，當反對的意見到一定程度時，企業負責人便會對OA軟件作用產生質疑，從而邊緣化，甚至是被擱置，因此使用初期就形成良好的日常制度管理。
4、通過手機OA移動辦公提升使用率
手機OA辦公目前更容易被中小企業用戶所接受，可以讓企業內部的各類信息及時的送達，真正實現高效的協同與協作，這些提升OA辦公軟件使用率的有利條件。移動端的方式更適合經常外出的企業負責人和無法固定辦公的人員，將移動+PC一體化協同辦公的組合效應，進一步提升了中小OA辦公軟件的辦公效果。