根據商業特許經營管理條例第八條的規定，特許人應當自訂立特許經營合同之日起15日內，依照本條例的規定向商務主管部門備案。根據該條規定，特許人完成備案要提交如下文件、資料：
?。ㄒ唬I業執照復印件或者企業登記（注冊）證書復印件；
?。ǘ┨卦S經營合同樣本；
?。ㄈ┨卦S經營操作手冊；
?。ㄋ模┦袌鲇媱潟?；
?。ㄎ澹┍砻髌浞媳緱l例第七條規定的書面承諾及相關證明材料；
?。﹪鴦赵荷虅罩鞴懿块T規定的其他文件、資料。
為了規范備案制度，國家商務部在2011年又重新修訂了部門規章《商業特許經營備案管理辦法》，2012年2月1號正式實施，備案管理辦法的第六條，對于特許人申請備案要提交的文件材料又做了進一步細化的要求，總共包括12項：
?。ㄒ唬┥虡I特許經營基本情況。
?。ǘ┲袊硟热勘惶卦S人的店鋪分布情況。
?。ㄈ┨卦S人的市場計劃書。
?。ㄋ模┢髽I法人營業執照或其他主體資格證明。
?。ㄎ澹┡c特許經營活動相關的商標權、專利權及其他經營資源的注冊證書。
?。┓稀稐l例》第七條第二款規定的證明文件。
?。ㄆ撸┡c中國境內的被特許人訂立的份特許經營合同。
?。ò耍┨卦S經營合同樣本。
?。ň牛┨卦S經營操作手冊的目錄。
?。ㄊ﹪曳煞ㄒ幰幎ń浥鷾史娇砷_展特許經營的產品和服務，須提交相關主管部門的批準文件。
?。ㄊ唬┙浄ǘù砣撕炞稚w章的特許人承諾。
?。ㄊ﹤浒笝C關認為應當提交的其他資料。
很多品牌方一看這些條件就發懵，完全不知道從哪下手，其中大部分內容是可以到正式備案的時候去準備即可，但有些內容是需要品牌方花時間、花精力，還要用對方法才能不走彎路。這幾年，我們律所給很多品牌方做了合規方案設計，也代理了很多品牌方完成商務部門的備案，在梳理客戶合規現狀的過程中，我們總結下來，大家走的彎路主要是兩類。
一類是耽誤了時間，甚至有的需要重新開始，從頭再來。
我們備案有兩個1年要滿足，有的地方是三個一年。
特許人主體公司經營滿一年
兩家直營店經營滿一年
有些地方的商務部門還會要求商標注冊要滿一年。
大部分是開的直營店不符合法律要求，調整后又得重新計算。
有的是為了輕裝上陣，啟用新的公司運營品牌，導致特許人主體不滿一年。
另外一類是準備的文件內容不符合要求。
集中表現在兩份文件：
1、特許經營合同，特許經營合同的內容中有一些法律特別規定的內容，一旦錯了或缺了，備案就通不過。
2、特許經營操作手冊，很多品牌方要么不成體系，要么不會寫，要么在網上宕一個通用版，這些都不符合要求，都將被退回。
為幫助品牌方做備案的合規建設，我們律所做了一下總結歸納，有些內容可以在備案的時候去收集準備即可，對需要花時間花精力做的事情，我們取了個名字，叫特許經營硬性合規五步法。
這五步，有的是串行，完成這一步才能走下一步，有的是并行，可以同時進行。
哪五步呢？
1、準備好注冊商標
2、開設兩家直營店
3、起草特許經營操作手冊
4、起草特許經營合同
5、備案。